ムダな会議＝世界一ムダな時間

「あー今日も午後会議だ。ひとまず聞いているふりしていれば平気かー。
気がついたら今日ミーティングばっかりだなー。」
「あの人ひとりでずっと話しているな。」
「とりあえず会議だからやっているけど、こんなに時間とってなにも決まらなかった。」
「そもそもこの会議いるのかな？」

なんて経験ないでしょうか？誰もが会議のやり方なんて教わらないし、
何が正しいかがわからないまま、その会社のやり方で行うのがよくも悪くも
一般的な気がします。弊社も恥ずかしならが数年前まではそうでした。

そこで参考にしたのが、「世界で一番やさしい会議の教科書」です。
スタッフはこれを必ず読み、基本はこのやり方に沿って行ってます。

“3万時間。企業に勤めるあなたが一生涯で会議に費やす時間です。
これほどの膨大な時間を費やしているにもかかわらず、効率的でまともな会議はなかなかないのが実情です。”
参照元：amazon

そもそもなぜムダな会議と思える時間が発生するのでしょうか？

参加者が同じ情報を持っていない
何をしたらいいのかわからない
上司が全てを決めるので会議自体意味がない
議題に対してゴールが決まってない
時間の配分、マネージメントする人がいない
個々の意見がまとまらない

などがあると思います。
弊社でいうと、最初は1つの議題に対して話していくのですが、
いつのまにか、「そういえばこの前の件なんだけど・・・」みたいな感じで
誰かが異なる話題を出すとみんなそちら側について意見がはじまり、
最終、話がずれたから戻ろう→あ、気がついたら時間なのでまた別日に。
っていうのがよく起こってました。

ムダな会議を避けるには

その会議のゴールを決める。
進行役は誰なのか、役割を決めておく
会議の前に情報を共有しておく。課題があるならそれも共有する
会議の終わりには何が決定したのか振り返る

こう聞くとあたりまえですが、案外この当たり前が会議に参加する全員に
認識されていないことが弊社では多かったです。

・その会議のゴールを決める
そもそも開く会議のゴールはどこなのでしょうか。例えば
「クライアントAのプロジェクトに関しての会議」
として会議を開くと、何が目的でこの会議が開かれるのかテーマが大きすぎて
収集がつかなくなる可能性が高いです。
ですので、
会議のゴールとして
-スケジュールが決まっている状態にする
-サイトの構成が決まっている状態
-次のミーティングに向けた、課題の洗い出しが終わっている状態
などと、具体的に何が完了すればゴールなのか、最初に認識させ、
話はこれ以外は基本しないことをルールとします。

・進行役は誰なのか、役割を決めておく
上司や、場をしきりがちな人が会議のメンバーに参加すると
その人が言ったことが決定！みたいな状況はよくあります。
だからこそ、誰が進行して、話がそれていたりした場合は元に戻す、
話していない人がいれば意見を求める、など決めておく必要があります。

・会議の前に情報を共有しておく
会議に参加するメンバーは、事前に知っておかなければならない情報は
全員しっておく必要があります。プレップシートと呼ばれるもので事前にヒアリングや
決めておいて欲しいことなどをまとめ、会議に望んでもらいます。
これをやっておかないと、「私は知らない」「それって今決めなきゃいけないの？」
「前もって知っておきたかった」みたいな意見がメンバーから出ると
会議のモチベーション自体が下がってしまい、事前にクリアできることが
クリアになりません。

弊社ではEvernoteで議事録や事前の情報をまとめ、Slackでメンバーに伝えます。

・会議の終わりには何が決定したのか振り返る
「今日の会議はいったい何だったんだろうか・・・」的なミーティングは
よく起こるのではないでしょうか。上司だけ話して終わり、なぜ自分が参加したのか
わからずに終わる会議など・・・・。何の生産性もない会議はもうやめましょう！

会議の終わりには今日のゴールとして達成した決定事項を明確にし、
参加者の認識が揃うことが理想です。

最後に
実は時間の設定も重要です。会議をしよう！ってなると弊社では基本1時間単位でスケジュールを取ってました。一度30分で可能かぜひ試してみてください。みんな30分で収まるように意識するため
思いのほか終わることがあります。ただし、焦って決定がぶれてしまっては本末転倒ですので
ゴールとしている議題の重さによって決めるのがいいでしょう。

社内で声があがっても、上司が基本的なスタンスを崩さないと社内のスタイルが変わらないので
会社全体での取り組みになると思いますが、必ず生産性があがり、会議の議題に対する理解度も
上がります。ぜひ一度、参考にしてみてください。